Servizi

Progettazione esauriente

Valutazione e sviluppo dell’idea

Individuazione della sede e dei fornitori

Ricerca della sede più idonea in considerazione dell’immagine dell’evento, del budget e del numero previsto dei partecipanti

E.C.M.

Assistenza nell’ottemperare alle normative E.C.M. (Educazione Continua in Medicina).

Stesura del budget e del preventivo

Il preventivo viene aggiornato periodicamente in base alle esigenze del Comitato Organizzatore o alle variazioni contingenti.

Ricerca fondi

Ricerca ed individuazione di potenziali sponsor fra Ditte, Istituzioni o Enti. Gestione dei contatti e di tutti gli adempimenti burocratici finalizzati ad ottenere un contributo

Mostra commerciale

Preparazione preliminare con individuazione delle aziende italiane o straniere potenzialmente interessate, elaborazione della planimetria della mostra e studio dei prezzi medi applicabili per metro quadro. Contatto con gli espositori, incasso e fatturazione delle quote di partecipazione e successivo adempimento degli obblighi fiscali. Aggiornamento periodico del Comitato Organizzatore su spazi venduti e quote incassate. Sopralluoghi presso la sede espositiva su appuntamento con consulenza tecnica per tutti gli espositori.

Contabilità congressuale

Incasso e fatturazione di tutte le entrate del congresso e adempimento agli obblighi fiscali e IVA secondo le regolamentazioni italiane. Redazione di un consuntivo al termine del congresso riportante le varie voci di spesa e le entrate (da iscrizioni, mostra commerciale o contributi).

Promozione efficace

Ricerca grafica del logo del Congresso su indicazione del Comitato Organizzatore fino alla elaborazione di una linea.

Contatti con i fornitori

Ricerca dei fornitori più qualificati per i vari servizi con attento controllo in collaborazione con il Comitato Organizzatore del rapporto qualità prezzo. Gestione dei rapporti con sede congressuale e con tutte le sedi di eventi sociali.

Studio ed elaborazione grafica

Ideazione e correzione delle bozze e degli impaginati di tutti gli stampati: first announcement, locandine, programmi preliminari e definitivi, informazioni turistiche e quanto altro.

Gestione delle iscrizioni precongressuali

Raccolta delle schede di iscrizione al Congresso, cartacee o inviate via e-mail, ed elaborazione con sistema computerizzato. Stampa ed invio, via posta o e-mail, di tabulati riportanti il numero totale degli iscritti.

Gestione delle prenotazioni alberghiere

Prenotazione di un numero di camere adeguato alle esigenze di ogni Congresso suddiviso fra le varie categorie alberghiere. Gestione dei rapporti con gli alberghi durante tutto il periodo dell’organizzazione con l’elaborazione di una rooming list finale. Raccolta dei depositi alberghieri. Gestione dei rapporti con gli iscritti.

Gestione dei pagamenti

Invio di ricevute e fatture per tutte le quote versate, solleciti per le quote rimaste in sospeso, etc.

Raccolta abstracts e segreteria scientifica

Raccolta dei contributi scientifici, via posta ordinaria o e-mail, con invio della conferma di ricezione.

Attivazione e gestione di una pagina del nostro sito internet dedicata al congresso

Attivazione, fino dalla fase di preiscrizione, di una pagina del nostro Sito Internet dedicata al Congresso. Pubblicazione in rete di ogni genere di informazioni tecniche, scientifiche, organizzative o turistiche modificabili ed integrabili durante le varie fasi organizzative dell’evento congressuale. Utilizzazione del Sito, tramite apposita modulistica, per iscrizioni, invio abstracts e richiesta informazioni.

Coordinamento degli impianti tecnici e audiovisivi, allestimenti e segnaletica

Utilizzo degli impianti tecnici e audiovisivi più all’avanguardia per quanto riguarda amplificazione, traduzione simultanea, proiezione, videoproiezione, televoter, TV a circuito chiuso, videoregistrazione e postproduzione video, televideo conferenza. Studio e progettazione degli allestimenti in area congressuale. Studio e realizzazione della segnaletica direzionale e cartellonistica con possibilità di creare cartelli in sede congressuale qualora se ne verificasse la necessità.

Realizzazione di postazioni per informazioni relative al Congresso, Internet, e-mail e messaggeria interna

Allestimento in sede congressuale di una rete locale di computer connessa con la rete Internet che permetta la consultazione di un sistema informativo dedicato al Congresso e alle strutture ospitanti. Completa accessibilità al World Wide Web, alle caselle personali remote di posta elettronica, e gestione di un sistema di messaggerie interno.

Reclutamento e coordinamento di personale in fase operativa

Elaborazione di un piano del personale adeguato alle esigenze del Congresso con suddivisione dei ruoli ed individuazione dei responsabili di ogni settore operativo. 

Reclutamento di personale specializzato multilingue istruito specificamente e redazione di un manuale ad uso del personale contenete tutte le informazioni sul Congresso, compiti, mansioni e orari. Impiego di hostess professioniste da inserire in fase congressuale nei seguenti segmenti operativi: Segreteria, Hospitality Desk, Registrazione partecipanti e nuove registrazioni, Aule congressuali, Centro slides e raccolta testi per traduzione simultanea, Assistenza allo svolgimento del programma sociale.

Organizzazione di eventi sociali e programmi turistici

Individuazione e prenotazione delle sedi ideali per tutti gli eventi sociali del Congresso (cerimonia inaugurale, cene, concerti, etc.) con cura di ogni aspetto legato all’evento inclusi gli allestimenti, il reclutamento di artisti o musicisti, il servizio di transfer e gli eventuali omaggi. Elaborazione di particolari programmi turistici durante il Congresso e di viaggi pre- e post-congressuali con il reclutamento di guide specializzate e multilingue.